e-PUD - navodila za mentorje

Kazalo

Mentorji

1. MentorjiPridobitev uporabniškega imena
2. MentorjiPodatki dijaka
3. MentorjiZavihek dokumenti
4. MentorjiZavihek evalvacija
5. MentorjiKomunikacija
6. MentorjiDelovna poročila
7. MentorjiNastavitve
8. MentorjiNalaganje dokumentov
9. MentorjiPriloge
10. MentorjiUporaba spletišča
11. MentorjiPotrdila o mentorstvu
12. Mentorji Vpis podatkov na najavo

Pridobitev uporabniškega imena

Uvod

1. V enem od brskalnikov odpremo spletno stran https://app.e-pud.si/ , kjer kliknemo gumb Pridobi prijavo.

2. Odpre se polje za vpis e-pošte. Vpišemo svoj elektronski naslov in kliknemo gumb Preveri.

3. Aplikacija v ozadju preveri ali je v podatkovni bazi vaša e-pošta že vnesena, saj je to pogoj za pridobitev uporabniškega imena in gesla.

4. Če dobite sporočilo, da elektronski naslov še ni vpisan v bazo aplikacije, se obrnite na organizatorja PUD na šoli.

5. Če dobite sporočilo, da vaš vpisan email obstaja v podatkovni bazi, kliknete gumb Ustvari dostop.

6. Na elektronski naslov dobimo sistemsko sporočilo za aktivacijo uporabnika (preverimo tudi neželeno pošto - spam). Odpremo sporočilo in kliknemo povezavo Aktivacija uporabnika.

7. Prikažeta se dve novi polji. V prvo vpišemo izbrano geslo in ga ponovno vpišemo v drugo polje Ponovno vpišite geslo.

8. Pravila za nastavitev gesla. Geslo mora:

   • biti dolgo najmanj 8 znakov.

   • vsebovati velike in male črke.

   • vsebovati vsaj eno številko.

   • vsebovati en poseben znak.

9. Pojavi se sistemsko sporočilo, da je geslo nastavljeno. Kliknemo moder gumb Prijava.

10. Vpišemo uporabniško ime (dobili smo ga v sistemskem sporočilu na naš elektronski naslov) in geslo, ki smo ga ustvarili. Kliknemo Prijava.

Povabilo organizatorja PUD – najhitrejša pot do računa NOVO

1. Organizator PUD vas lahko v e-PUD povabi sam. Na svoj e-naslov prejmete sporočilo z zadevo Vabilo v e-PUD s povezavo. Gumba Pridobi prijavo v tem primeru ne potrebujete.

2. S klikom na povezavo se odpre stran Dobrodošli v e-PUD, na kateri je že izpisano vaše uporabniško ime.

3. Dvakrat vpišite novo geslo in kliknite Nastavi geslo in vstopi. Geslo mora imeti najmanj 10 znakov – lahko je tudi stavek, ki si ga boste zapomnili. Po shranjevanju ste v aplikacijo takoj prijavljeni.

4. Povezava velja 7 dni in jo lahko uporabite samo enkrat. Če ste prejeli več povabil, uporabite povezavo iz zadnjega sporočila. Če je potekla, prosite organizatorja PUD za novo povabilo ali uporabite Pozabljeno geslo.

Ko prijava ne uspe NOVO

1. Če prijava ne uspe, aplikacija pove razlog: uporabnika s tem e-naslovom ni (najpogosteje zaradi tipkarske napake), geslo ni pravilno ali račun še ni aktiviran. Vpisano uporabniško ime oziroma e-naslov ostane v polju.

2. Novo geslo nastavite s povezavo Pozabljeno geslo na prijavni strani. V e-pošti je navedeno, za katero uporabniško ime velja. Ponastavitev gesla odklene tudi račun, ki je bil zaklenjen zaradi več neuspelih prijav.

3. Na prijavni strani je zeleni gumb Pomoč, s katerim nam lahko pišete tudi, ko se ne morete prijaviti.

Podatki dijaka

Podatki dijaka

1. Po prijavi v aplikacijo (https://app.e-pud.si/) se prikažejo pogoji poslovanja in politika zasebnosti. Obkljukamo pogoje poslovanja in politiko zasebnosti ter kliknemo gumb Nadaljuj.

2. Odpre se seznam dijakov z osnovnimi podatki in prikazom statusov posameznih dokumentov.

3. S klikom na ikono za urejanje se odpre novo pogovorno okno za posameznega dijaka.

4. V odprtem pogovornem oknu so trije zavihki: Podatki dijaka, Dokumenti in Evalvacija.

3. Na zavihku Podatki dijaka so osnovni podatki dijaka in delodajalca z vpisanimi mentorji in enotami delodajalca, če ima organizacija ločene enote. Podatke lahko ureja organizator PUD na šoli.

Katere dijake vidim NOVO

1. Mentor vidi dijake, pri katerih je vpisan kot mentor.

2. Kontaktne osebe, ki imajo pri delodajalcu vlogo ravnatelja, odgovorne osebe ali organizatorja PUD (npr. ravnatelj/ica, direktor/ica, organizator/ica PUD v podjetju, pomočnik/ca ravnatelja/ice), vidijo vse dijake svojega delodajalca.

3. Če ste kontaktna oseba pri več delodajalcih ali za več šol (npr. organizatorka PUD v vrtcu, ki sprejema dijake dveh šol), z enim računom vidite dijake vseh.

4. Če dijaka, ki bi ga morali videti, na seznamu ni, se obrnite na organizatorja PUD na šoli – preveri, ali ste pri dijaku vpisani kot mentor in ali vaš e-naslov ne uporablja tudi kdo drug (skupni naslov enote ali zavoda).

Zavihek dokumenti

Zavihek dokumenti - mentorji

1. Zavihek Dokumenti je namenjen pregledu naloženih dokumentov.

2. Naloženi so že dokumenti, ki jih je pripravil organizator PUD in jih lahko pregledamo.

3. Pod tem so sekcije za posamezne dokumente, kamor lahko naložimo dokumente (evidenčni list ali priloge v pdf ali jpg formatu).

4. Dokument lahko ima različna statuse:

• Generiran dokument pomeni, da je dokument pripravil organizator PUD.

• Ni še dokumenta pomeni, da še ni oddanega dokumenta.

• V obdelavi pomeni, da je dokument oddan, vendar organizator PUD dokumenta še ni pregledal.

• Sprejeto pomeni, da je organizator PUD (ali mentor pri delodajalcu) dokument pregledal in ustreza zahtevam.

• Zavrnjeno pomeni, da je organizator PUD (ali mentor pri delodajalcu) dokument zavrnil in napisal komentar, kaj je potrebno popraviti.

Zavihek evalvacija

Zavihek evalvacija

1. Zavihek evalvacija je namenjen evalvaciji opravljenega PUD. Mentorji evalvirate vsakega posameznega dijaka, ki je pri vas opravljal PUD. Evalvacijo iz svojega zornega kota opravljenega PUD opravi tudi dijak

2. Po vseh opravljenih obveznostih organizator PUD omogoči dostop do evalvacije, ki jo je treba opraviti v sklopu obveznosti PUD.

3. Organizator PUD sporoči v komunikaciji, da je evalvacijski vprašalnik možno izpolniti.

4. Ko je evalvacija omogočena, se s klikom na zavihek evalvacija prikažejo vprašanja oziroma trditve, na katera moramo odgovoriti do določenega datuma (datum določi organizator PUD).

5. Evalvirati je potrebno vse evalvacijske trditve oziroma vprašanja. Na desni strani zaslona se sproti prikazujejo obvestila o izpolnjenih vprašanjih.

6. Aplikacija uporabnika opozori, kadar katero vprašanje oziroma trditev ni evalvirana. Evalvacijo je možno zaključiti samo v primeru, da so evalvirana vsa vprašanja oziroma trditve.

7. Odgovorimo tudi na obe opisni vprašanji. Odgovora sta za organizatorja PUD zelo pomembna za vrednotenje dijakovega dela.

8. Ko so vsa vprašanja oziroma trditve evalvirana, zaključimo evalvacijo opravljenega PUD s klikom na gumb Zaključi evalvacijo.

Komunikacija

Komunikacija

Nahajamo se v osnovnem meniju aplikacije e-PUD.

1. Zgoraj desno je ikona za komunikacijo. S klikom na ikono odpremo možnost komunikacije z organizatorjem PUD in dijakom.

Pomembno: Ime in priimek mentorja ali dijaka vidimo samo v primeru, da imata že ustvarjen račun v aplikaciji.

2. Ko želimo poslati sporočilo dijaku ali organizatorju PUD, kliknemo gumb Napiši novo sporočilo.

3. V spustnem meniju Prejemnik so prikazani vsi, ki že imajo ustvarjen uporabniški račun v aplikaciji.

4. Iz spustnega menija izberemo prejemnika in napišemo sporočilo.

5. Sporočilo pošljemo s klikom na gumb Pošlji.

6. V komunikaciji lahko prikažemo sistemska sporočila, ki se generirajo ob vsaki izvedeni akciji in uporabnike obveščajo o pomembnih dogodkih in opravilih v aplikaciji. Ker jih je lahko zelo veliko, obstaja možnost izklopa njihovega prikaza, da dobimo boljši pregled nad neposredno komunikacijo med uporabniki.

Barve sporočil imajo različne pomene:

• Oranžna barva označuje sistemska sporočila aplikacije.

• Modra barva označuje vsebino neposredne komunikacije med uporabniki.

Delovna poročila

Evidenčna dnevna poročila

1. V menijski vrstici se nahaja ikona Delovna poročila.

2. V spustnem meniju se nahaja možnost izbire Evidenčnega poročila ali Delovnega poročila.

Evidenčno poročilo

1. Namenjeno je dnevnemu vnosu opravljenega dela. Dijak dnevno vpisuje datum, opravljene delovne ure in kratek zapis glavnega opravila, ki je bilo opravljeno ta dan. Vpis se lahko dodaja za največ 7 dni nazaj.

2. Mentorjeva naloga je, da evidenčna poročila dijaka redno pregleduje in jih potrdi oziroma zavrne, če ugotovi, da dijak ni ustrezno zapisal dnevnega opravila ali je napačno zapisal čas prihoda/odhoda.

3. Kadar zavrnemo evidenčno poročilo, je treba vpisati vzrok zavrnitve in potrdimo s klikom gumba shrani.

3. S klikom na gumb Potrdi vsa poročila, lahko potrdimo vsa nepotrjena poročila.

4. Če želimo spremljati število ur in evidenco opravljenega dela dijaka na PUD, lahko izvozimo delno evidenčno poročilo s klikom na gumb Delni izvoz evidenčnega poročila.

5. Ko dijak zaključi s PUD, lahko izvozimo celotno evidenčno poročilo s klikom na Izvoz evidenčnega poročila. Pogoj za izvoz celotnega evidenčnega poročila je, da so vsa dnevna evidenčna poročila že potrjena.

Delovno poročilo

Razdelek je namenjen pregledu dijakovih oddanih delovnih poročil. V dogovoru z organizatorjem PUD pregledamo in komentiramo delovna poročila, ki jih dijak naloži v aplikaciji.

Nastavitve

Nastavitve

1. S klikom na gumb Ostalo v menijski vrstici se nam odpre možnost izbire:

• Priloge

• Moje nastavitve

• Uporaba spletišča

2. Iz spustnega menija izberemo zavihek Moje nastavitve. Prikažejo se podatki o uporabniškem računu.

3. S klikom na gumb “Spremeni geslo” si lahko spremenimo trenutno geslo za dostop do aplikacije.
   

4. Aplikacija nas preusmeri na obrazec za spreminjanje gesla. Vpisati moramo najprej staro geslo in nato dvakrat novo geslo. Vnos potrdimo s klikom na gumb “Shrani”
   

Nalaganje dokumentov

Nalaganje dokumentov

1. Na podrobnosti dijaka se postavimo na zvihek “Dokumenti”
   

2. Pomaknemo se malo nižje , kjer imamo razdelke za nalaganje dokumentov.
   

3. Za nalaganje novega dokumenta kliknemo na gumb “Chose file” ali “Izberi datoteko”
   

4. Po kliku na gumb se nam odpre okno raziskovalca kjer izberemo datoteko, ki jo želimo naložiti. Označimo datoteko in nato kliknemo na “open” ali “Odpri”

5. Datoteka se nam naloži v aplikacijo.

Priloge

Priloge

1. S klikom na gumb Ostalo v menijski vrstici se nam odpre možnost izbire:

• Priloge

• Moje nastavitve

• Uporaba spletišča

2. Iz spustnega menija izberemo zavihek Priloge in prikažejo se nam vsi dokumenti, ki jih je naložil organizator PUD v aplikacijo.
   

Uporaba spletišča

Uporaba spletišča

1. S klikom na gumb Ostalo se nato pomaknemo do povezave “Uporaba spletišča”

2. V tem razdelku najdemo naslednje zapise:

   1. Splošni pogoji poslovanja

   2. Varstvo osebnih podatkov

   3. Dostopnost spletišča

   4. Piškotki

Potrdila o mentorstvu

Potrdila o mentorstvu

1. S klikom na gumb Ostalo se nato pomaknemo do povezave “Potrdila”
   

2. Odpre se nam nova stran kjer si lahko vsak mentor po izpolnjeni evalvaciji prenese potrdilo o mentorstvu.
   

3. S klikom na gumb “pdf” se nam na računalnik prenese potrdilo o mentorstvu za dijakinjo, ki smo ji bili mentor.
   

Vpis podatkov na najavo NOVO

Elektronski vpis podatkov o mentorju (go.e-pud.si)

1. Na najavi učnega mesta, ki jo prejmete od šole ali dijaka, sta QR-koda in koda za vpis (šest znakov, npr. ABC-234). Podatke o mentorju lahko vpišete elektronsko, brez računa v e-PUD. Šola vam lahko povezavo pošlje tudi po e-pošti.

2. QR-kodo skenirajte s telefonom ali v brskalniku odprite https://go.e-pud.si in vpišite kodo z najave (vezaj lahko izpustite). Kliknite Naprej.

3. Prikažejo se podatki najave (šola, program, delodajalec). Če delodajalec na najavi še ni določen, ga izberite s seznama; če ga na seznamu ni, izpolnite podatke podjetja v razdelku Delodajalca ni na seznamu.

4. Vpišite svoj e-naslov in kliknite Pošlji kodo na e-naslov. Na e-naslov prejmete šestmestno kodo, ki velja 30 minut.

5. Kodo iz e-pošte vpišite v polje Koda iz e-pošte in kliknite Preveri. Če kode ni, preverite neželeno pošto ali kliknite Pošlji novo kodo.

6. Izberite dijaka in vpišite ime in priimek mentorja, telefon in e-naslov mentorja. Polji Enota (če dijak dela na drugi lokaciji) in Opomba nista obvezni. Kliknite Shrani podatke.

7. Če je na najavi več dijakov, podatke vpišete za vsakega posebej. Ko so vpisani za vse, se prikaže sporočilo, da so podatki vpisani, in stran lahko zaprete.

8. Organizator PUD na šoli ob vpisu prejme obvestilo. Ko so podatki vpisani za vse dijake, se najava zaklene in podatkov ni več mogoče spreminjati – za popravek se obrnite na organizatorja PUD.

9. Napačno kodo z najave lahko vpišete največ petkrat v eni uri. Kodo prepišite natančno – v njej ni števk 0 in 1 ter črk O, I in L, zato jih ni mogoče zamenjati med seboj.